Tutte le aziende e gli uffici hanno la necessità di organizzare dei documenti. Sia che si tratti di fatture che di altre ricevute o, in generale, di documenti commerciali, l’obiettivo da raggiungere sempre dovrebbe essere quello dell’ottimizzazione dei costi e delle tempistiche. Un luogo di lavoro di un professionista o di un’azienda dovrebbe essere in tutti i casi organizzato nel modo corretto, per permettere lo svolgimento adeguato dell’attività. Tutto questo non va soltanto a favore dell’efficienza delle azioni da compiere, ma è anche un aspetto positivo per rendere il luogo di lavoro altamente confortevole in tutti i suoi aspetti.
Le soluzioni avanzate per archiviare i documenti
Per cercare di trovare la giusta organizzazione è necessario partire da tutti gli aspetti della gestione aziendale o dell’ufficio stesso. Si può iniziare, quindi, con un adeguato processo di archiviazione dei documenti, che costituiscono una parte fondamentale per tutte le attività.
Sul sito web Regystrum è possibile trovare delle soluzioni in questo senso, che riguardano la protocollazione, l’assegnazione e l’archiviazione in modo semplice, sicuro e intuitivo dei documenti, direttamente sul cloud di Google, per una grande efficienza di tutto il sistema.
È fondamentale, infatti, che i documenti siano archiviati nel modo corretto, dopo essere stati protocollati. E, attraverso l’impiego delle tecnologie all’avanguardia, è possibile compiere queste operazioni in maniera molto semplice e pratica, avendo a disposizione un archivio in rete che contiene tutti i file, al quale si può accedere anche attraverso un motore di ricerca molto potente e in grado di permettere le ricerche anche all’interno del testo che si trova nei file archiviati.
La protocollazione e l’assegnazione dei documenti aziendali
Utilizzare dei software specifici per la gestione dei documenti, fin dal momento della protocollazione, è essenziale in qualsiasi attività in cui si ha a che fare con fatture, lettere e altre tipologie di documenti, come immagini e fogli elettronici.
Non solo file di testo, quindi, ma anche i contenuti multimediali a volte hanno la necessità di trovare spazio in un archivio digitale ben organizzato. Da questo punto di vista, quindi, è opportuno trovare una soluzione che possa partire dalla protocollazione, assegnando un numero progressivo al file, un titolo e un’eventuale descrizione. Naturalmente bisognerebbe affidarsi a software che consentano agli utenti di assegnare delle classificazioni che risultino completamente personalizzabili a seconda delle necessità.
Una soluzione software avanzata è quella che consente di assegnare ad un unico protocollo anche diversi file, impostando dei numeri identificativi, in modo da avere dei veri e propri fascicoli.
Infine, dopo la protocollazione e l’archiviazione dei documenti, non può mancare l’assegnazione. Anche questa è una procedura da non trascurare nel processo di gestione e di organizzazione di un ufficio o di un’azienda, come, ad esempio, un’attività commerciale.
Le soluzioni innovative consentono, ad esempio, di assegnare un protocollo ad utenti singoli oppure a vari gruppi di utenti che prenderanno in carico la richiesta, anche attraverso l’utilizzo delle e-mail. Le assegnazioni possono essere effettuate per conoscenza, ma ovviamente anche per competenza.
Solo in questo modo si può creare un sistema di gestione documentale unico nel suo genere e completamente integrato, anche con l’impiego di altre soluzioni software importanti, come la suite messa a disposizione da Google.
Se a tutto questo si unisce un’interfaccia pratica da usare e perfettamente intuitiva, con l’impiego anche di un motore di ricerca che utilizza algoritmi efficaci e avanzati, sicuramente non si può fare a meno di rendere il processo di gestione dei documenti aziendali innovativo e al passo con i tempi, oltre che sicuro, nel rispetto delle norme che regolano anche le tempistiche relative alla conservazione dei documenti in azienda, tenendo conto delle normative del settore.