La diffusione del Covid 19 ha letteralmente messo in ginocchio il settore dell’organizzazione di eventi.
Tutte le manifestazioni che prevedono possibili assembramenti di persone, sono infatti rigorosamente vietate dai decreti di ogni parte del mondo. L’unica maniera di ovviare a queste restrizioni, può essere quella di organizzare gli stessi eventi in maniera digitale. Se fino a qualche tempo fa, tutto questo sembrava impensabile, oggi, per rispondere alla crisi pandemica, molte aziende hanno agito in questo modo. E difatti le agenzie di organizzazione eventi a Milano e nelle grandi città si stanno già organizzando per digitalizzare tutte quelle occasioni che possono essere portate online. Il cambiamento non è affatto semplice ma è diventato obbligatorio e necessario per garantire la sopravvivenza del settore.
Cosa fare in caso di annullamento o modifica ad un evento già pianificato?
A causa del periodo storico che stiamo vivendo molti eventi potrebbero subire cancellazioni o rinvii, e le aziende che aspettavano di parteciparvi per accrescere la propria rete commerciale e la propria visibilità, dovrebbero avere “a magazzino” una strategia che possa far fronte ad una tale emergenza. Per questo sarà necessario creare webinar che possano, in qualche modo, sostituire la presentazione che si sarebbe mostrata all’evento fisico. Al tempo stesso sarà necessario progettare sistemi di comunicazione efficienti e rapidi che mettano in chiaro quali sono le condizioni per accedere ad un evento online. Per lavorare in questo senso sarà opportuno dotarsi di adeguate piattaforme di comunicazione tra chi organizza l’evento e chi partecipa, senza contare il fatto che la comunicazione e la promozione dovranno essere ideate proprio per essere fruite online sfruttando sito web, mailing list, sms marketing e canali social. Infine suggeriamo anche di non perdere i contatti con aziende, clienti, ospiti e fornitori perché, anche se l’evento è annullato o rimandato le relazioni dovranno essere mantenute vive e propositive.
L’imprevedibilità del Covid può essere essa stessa una soluzione
Fare previsioni su come si potrà evolvere questa situazione, non sembra, attualmente, possibile. Quello che si può fare è attuare piani di emergenza per ulteriori crisi. Investire sulla organizzazione di eventi online, sembra essere la cosa più intelligente da fare, per evitare che si verifichino ancora cancellazioni o posticipi.
Anche se è un mondo ancora obliato per tanti, sembra essere l’unico modo in cui le aziende possano mostrare la loro resilienza e la capacità di reagire dinanzi alle difficoltà. È importante avere pronte e a disposizione dei piani alternativi per rispondere ai momenti più critici e per far fronte ad ulteriori restrizioni e peggioramenti della situazione dei contagi. Quindi questo momento storico deve insegnarci che è fondamentale pianificare e studiare strategie anti-crisi per resistere sul mercato finché la situazione non si sarà ristabilita. Anziché stare fermi ad attendere passivamente i decreti, quindi, servirà pianificare nuovi modi di progettare gli eventi online e quelli dal vivo. Questo significa che occorrerà anche disegnare nuove forme di sicurezza per la frequentazione di spazi pubblici come stadi, teatri, convention e locali pubblici.